世界咖啡汇谈——|CCF YOCSEF首届全国学术秘书CLUB

学术秘书应该具备哪些能力？怎样才能成长为优秀学术秘书？为了更加清晰地界定学术秘书的角色定位，深入挖掘“学术秘书”竞选遇冷问题的核心原因，2024年3月24日，由中国计算机学会（CCF）主办，CCF YOCSEF郑州学术委员会承办的”CCF YOCSEF首届全国学术秘书CLUB“正式在开封拉开帷幕，旨在为学术秘书的卓越成长提供明确且可行的路径。

活动海报

本次CLUB活动盛大举行，汇聚了来自全国23个分论坛的90多位同仁，受到了总部、西安、青岛、成都、上海、广州、南京等兄弟论坛学术委员会的鼎力支持。河南大学计算机与信息工程学院（密码学院）为本次活动的举办提供了必要的协助。本次CLUB活动创新性的采用“行动学习+世界咖啡汇谈”的组织形式，为与会者提供了一个轻松而富有深度的交流平台。在此，我们衷心感谢浪潮电子信息产业股份有限公司、河南神州云联信息技术有限公司、郑州云智信安安全技术有限公司以及北京新大陆时代科技有限公司的慷慨赞助。

咖啡汇谈由CCF YOCSEF郑州副主席、新华三集团教育事业部总监汪卫国和CCF YOCSEF 郑州AC 委员，河南工业大学信息科学与工程学院副院长秦瑶担任执行主席，CCF YOCSEF 郑州候任AC 委员、郑州大学副教授刘起东和CCF YOCSEF 郑州候任AC 委员、郑州大学副教授陈强担任线上执行主席。CCF YOCSEF秘书长谭晓生和CCF YOCSEF总部候任主席沈华伟、副主席贺瑞君、候任学术秘书陈昊、张莹等总部现任和候任主席会议成员也亲临现场，他们的出席为活动增添了更多光彩。本次活动主题为“如何成长为优秀学术秘书”，分为破冰、问题澄清、解决方案、行动计划等环节。

破冰

在破冰环节中，来自23个分论坛的嘉宾都进行了简短的自我介绍。值得一提的是，在嘉宾们进行自我介绍的同时，现场同步显示着一张地图。每当一位嘉宾介绍完毕，地图上就会相应地画出一个圆圈标注来自的分论坛。这一创意举措不仅让与会者更加直观地了解了嘉宾的分布情况，也为整个环节增添了不少趣味性。

自我介绍

澄清：许愿MEWEUS

本环节围绕“许愿MEWEUS”活动展开，旨在通过独立思考、小组讨论与共创的方式，探索并确定YOCSEF优秀学术秘书应具备的核心。活动分为四个主要环节：澄清目标、独立思考（ME）、小组讨论与共创（WE）、以及最后的收敛投票（US）。在澄清目标环节，执行主席引导大家深入思考优秀学术秘书的标准，并强调“最”字的含义，即追求的是卓越、突出的能力。接着，通过独立思考环节，每个人独立书写下自己认为最重要的能力清单，为后续的讨论和共创奠定基础。在小组讨论与共创环节，大家按照小组进行讨论，分享各自的能力清单，并通过讨论选出本小组最认可、最有共鸣的五个能力。这一环节不仅锻炼了团队成员的沟通协作能力，也促进了不同观点的交流与碰撞。最后，在收敛投票环节，所有小组将选出的能力进行展示，并进行澄清和去重。随后，学员们通过投票方式选出大家共同认可的最重要的能力。这一环节既体现了民主决策的原则，也确保了选出的能力具有广泛的认可度。通过整个流程的实施，大家共同创造出了YOCSEF优秀学术秘书应具备的五个核心能力：1）组织协调统筹；2）执行力；3）制度文化理解；4）时间、精力；5）文档宣传及宣发能力。为未来的工作提供了明确的指导和方向。同时，活动也提升了大家的团队协作和沟通能力。

观点交流与碰撞

解决方案：世界咖啡

本环节旨在针对YOCSEF优秀学术秘书应具备的五个核心能力，集思广益，共同探索实现这些能力的具体方案。活动伊始，秦瑶将之前投票得出的五个核心能力分别贴在五个不同的白板架上，为后续的讨论和共创提供了清晰的指引。随后，执行主席开场，引导各小组围绕如何实现这五个核心能力展开讨论，并在白板纸上写下清晰且具体的解决方案。这一环节旨在激发大家的创新思维，集思广益，共同为优秀学术秘书的能力实现贡献智慧。在小组共创的过程中，采用了世界咖啡的交流方式。组长留在原处向下一组成员解释之前的讨论内容，其他成员则换到下一张白板，继续讨论并给出更多的想法。这种交流方式不仅促进了不同小组之间的思想碰撞，也确保了每个白板下都能汇聚到多样的想法和建议。通过多轮的讨论和共创，每个白板下都积累了丰富的解决方案。随后，进入收敛环节。大家重新组成两人小组，根据“想让这个方案真正落地的意愿度”进行全场解决方案的投资。这一环节不仅体现了大家的实际行动力，也通过投资的方式，筛选出了最有可能落地实施的解决方案。最后，投资结束后，各小组回到原位，总结并统计各自白板上的投资情况。秦瑶监督并将票数画圈写在白板上，随后公布各组投资情况，并宣布获得最多投资的五个最优建议。整个流程紧凑而高效，通过集思广益和共创的方式，成功探索出了实现YOCSEF优秀学术秘书五个核心能力的具体方案，具体方案如下：

1) 组织协调能力：内外学习，全程积极主动参与，充分沟通，掌握全局与细节

2) 文档管理：流程化，标准化，体系化；宣发能力：表达力（理解、逻辑）、影响力、渠道多

3) 执行力：老带新+手册资料+复盘；要多参与组织活动

4) 制度文化理解：红宝书学习+日常落实规则+兄弟论坛交流学习；学习+培训+实践+复盘

这些方案不仅具有实际可行性，也为未来的工作提供了宝贵的参考和指导。

团队协作与讨论

行动计划：行动地图

本环节“行动地图”作为活动的尾声，旨在将共创得出的优秀学术秘书五大核心能力及对应解决方案转化为具体的行动计划，确保每位参与者都能将所学所感转化为实际行动，进而促进个人与组织的共同发展。在执行主席的引导下，首先明确了行动计划的制定要求和意义。要求每位参与者根据自己的实际情况和角色定位，深入思考如何在未来的一个月内将共创的五大能力和解决方案转化为具体、可行的行动。这不仅是对活动的深入反思和总结，更是对个人成长和职业发展的具体规划。随后，每位参与者都认真撰写了自己的行动计划，并在一张纸上简明扼要地呈现出来，签上名字后贴在引导布上。这一过程不仅体现了大家的认真态度和责任感，也展示了每个人对成为优秀学术秘书的坚定决心和实际行动。最后，通过拍照记录这一时刻，为未来的参考和检验提供了宝贵的资料。这些行动计划不仅可以在未来的工作中作为指导和提醒，还可以在下一届学术秘书CLUB上进行展现和成果检验，形成良性循环，促进组织的持续发展。

CCF YOCSEF秘书长谭晓生总结发言

通过精心策划和呈现本次行动计划，每位参与者都得以更加清晰地审视自己的成长轨迹，并制定了更为明确的规划。这不仅增强了个人发展的方向感，也为整个组织注入了勃勃生机与源源动力。展望未来，我们有理由相信，每一位成员都将按照自己量身打造的行动计划，砥砺前行，不断超越，共同致力于成为优秀学术秘书的崇高目标。值得一提的是，本次咖啡汇谈作为CCF YOCSEF的首次创新尝试，收获了与会嘉宾的一致好评。CCF YOCSEF秘书长谭晓生表示，将认真考虑在未的活动中继续引入这种别具一格的交流形式，以期在促进成员间深度交流与思想碰撞的同时，进一步推动CCF YOCSEF的蓬勃发展。

供稿 I 刘起东

初审 I 秦瑶

复审丨徐国愚

终审 | 任建吉